Menjelang event, ada satu hal yang sering dianggap sepele tapi justru paling mudah diingat oleh peserta : souvenir. Sayangnya, banyak panitia baru memikirkannya ketika waktu sudah mepet.
Kalau sekarang kamu berada di posisi H-30 sebelum event dan masih bingung harus mulai dari mana memilih souvenir, kamu tidak sendirian. Artikel ini akan membantu kamu memahami urutan yang tepat dalam memilih souvenir event agar tidak salah pilih, tidak panik di last minute, dan tetap sesuai dengan tujuan acara.
Kenapa H-30 Menjadi Waktu yang Tepat Memilih Souvenir Event?
Ilustrasi dua orang yang sedang berpikir dan menemukan ide/Sumber: Freepik
H-30 adalah waktu ideal karena masih memberi ruang untuk perencanaan yang matang. Di fase ini, kamu masih bisa :
- Menyesuaikan souvenir dengan konsep event
- Memilih vendor dengan kualitas terbaik
- Melakukan revisi desain jika diperlukan
- Mengontrol budget agar tidak membengkak
Sebaliknya, memilih souvenir terlalu mepet sering berujung pada kualitas yang kurang maksimal, pilihan produk terbatas, atau bahkan risiko barang tidak datang tepat waktu.
Urutan Memilih Souvenir Event di H-30
Agar prosesnya lebih terstruktur, berikut urutan yang bisa kamu ikuti.
1. Tentukan Tujuan Souvenir Event
Langkah pertama dan paling penting adalah memahami tujuan souvenir. Jangan langsung fokus ke barangnya, tapi ke fungsinya.
Apakah souvenir tersebut bertujuan untuk :
- Meningkatkan brand awareness
- Memberikan apresiasi kepada peserta
- Menunjukkan citra profesional perusahaan
- Menjadi kenang-kenangan event
Tujuan ini akan sangat menentukan jenis souvenir yang tepat.
2. Kenali Siapa Peserta Event Kamu
Souvenir yang cocok untuk event internal tentu berbeda dengan event eksternal atau B2B. Kenali profil peserta berdasarkan :
- Jenis event (seminar, gathering, launching, dll)
- Segmentasi peserta (karyawan, klien, partner, umum)
- Karakter peserta (profesional, mahasiswa, komunitas)
Semakin relevan souvenir dengan pesertanya, semakin besar kemungkinan souvenir tersebut benar-benar digunakan.
3. Kunci Budget Souvenir Sejak Awal
Sebelum memilih produk, pastikan kamu sudah menentukan :
- Jumlah peserta
- Budget total
- Budget per item souvenir
Dengan budget yang jelas, kamu bisa langsung menyaring pilihan souvenir yang realistis dan sesuai kebutuhan, tanpa harus bolak-balik revisi.
4. Pilih Souvenir yang Relevan dan Fungsional
Souvenir terbaik bukan yang paling unik, tapi yang paling sering dipakai. Idealnya, souvenir event memiliki kriteria berikut :
- Bisa digunakan sehari-hari
- Tidak musiman
- Cocok untuk semua gender
- Mudah dibawa dan disimpan
Souvenir yang fungsional akan memberikan eksposur brand yang lebih lama dibandingkan barang yang hanya disimpan atau dilupakan.
Timeline Ideal Produksi Souvenir di H-30 Event
Agar lebih aman, kamu bisa mengikuti timeline berikut :
- H-30 sampai H-21: Finalisasi jenis souvenir dan desain
- H-20 sampai H-10: Proses produksi
- H-7: Souvenir sudah diterima dan siap dibagikan
Timeline ini memberi buffer waktu jika terjadi revisi atau kendala produksi.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Memilih Souvenir Event
Beberapa kesalahan umum yang sebaiknya dihindari :
- Terlalu fokus pada harga, bukan fungsi
- Tidak mengecek waktu produksi vendor
- Tidak meminta mockup atau contoh produk
- Menunda keputusan hingga terlalu mepet
Kesalahan kecil di awal bisa berdampak besar di hari pelaksanaan event.
Tips Agar Souvenir Event Lebih Berkesan
Agar souvenir tidak terasa “asal ada”, perhatikan hal berikut :
- Gunakan branding yang simpel dan tidak berlebihan
- Pilih warna dan desain yang selaras dengan konsep event
- Fokus pada kualitas, bukan sekadar kuantitas
Souvenir yang sederhana tapi tepat sasaran justru lebih dihargai oleh peserta.
Jadikan Acaramu Berkesan dengan Memilih Souvenir yang Tepat
Souvenir yang tepat bisa membuat acara lebih berkesan dan terus diingat setelah event selesai. Di H-30 sebelum event, fokuslah memilih souvenir yang fungsional, relevan, dan berkualitas agar benar-benar digunakan oleh peserta.
Tumbler menjadi salah satu pilihan favorit karena praktis, ramah lingkungan, dan cocok untuk berbagai jenis event. Jika kamu mencari opsi souvenir tumbler, Tumbler Yuk bisa menjadi solusi untuk kebutuhan eventmu agar fungsional, rapi, dan sesuai untuk acara corporate maupun umum.
Dengan perencanaan yang tepat, souvenir bukan sekadar pelengkap, tapi bagian penting dari pengalaman acaramu. Semoga acaramu lancar, ya.